Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Operatorul datelor este Intergen S.R.L., cu sediul în [adresa sediului social – de completat în /admin/setari], cod unic de înregistrare [CUI – de completat în /admin/setari], nr. de ordine în Registrul Comerțului [nr. Reg. Com. – de completat în /admin/setari] („Intergen”, „noi”). Dezvoltăm și comercializăm programul de gestiune Astra ERP.

Ne puteți contacta pentru orice întrebare despre datele dumneavoastră la gdpr@intergen.ro sau prin poștă, la adresa sediului. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, deoarece activitatea noastră nu îndeplinește condițiile art. 37 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”); solicitările se tratează de persoana desemnată intern.

2. Ce acoperă această politică

Politica descrie datele pe care le prelucrăm în calitate de operator, despre:

persoanele de contact ale firmelor pe care le contactăm pentru a prezenta Astra (prospectare);
persoanele care ne scriu, ne sună, cer o demonstrație sau completează un formular;
abonații newsletterului;
reprezentanții și persoanele de contact ale clienților, partenerilor și furnizorilor noștri;
persoanele care folosesc serviciile noastre de suport;
vizitatorii site-ului www.intergen.ro;
candidații la posturile noastre.

Datele din Astra. Datele pe care clienții noștri le introduc în Astra (de exemplu, date despre angajații, clienții sau furnizorii lor) sunt prelucrate de Intergen numai în numele clientului, ca persoană împuternicită, pe baza unui contract încheiat potrivit art. 28 GDPR. Pentru aceste date, operatorul este firma client; vă rugăm să vă adresați acesteia.

3. Ce date folosim, de ce, pe ce temei și cât timp

3.1. Prospectare telefonică a firmelor

Datele: nume, funcție, firmă, telefon și e-mail de serviciu, sursa datelor, notițe din discuții, rezultatul apelului, opoziția
Scopul: să prezentăm Astra firmelor care s-ar putea potrivi și să programăm o discuție
Temeiul legal: interesul nostru legitim de a ne promova produsele către firme (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR); evaluarea este disponibilă la cerere
Cât timp: 12 luni de la ultimul contact, dacă nu există interes; 24 de luni, dacă am transmis o ofertă. Dacă vă opuneți, păstrăm doar datele minime în lista de opoziție (punctul 5)

3.2. E-mailuri comerciale și newsletter

Datele: e-mail, nume, firmă, dovada acordului (data, ora, canalul, adresa IP de la abonare și de la confirmare), dezabonarea
Scopul: să vă trimitem prezentări, noutăți și invitații
Temeiul legal: consimțământul (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR și art. 12 alin. (1) din Legea nr. 506/2004), exprimat prin bifarea acordului și confirmat din linkul primit pe e-mail; pentru clienții noștri, privind servicii similare, interesul legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR și art. 12 alin. (2) din Legea nr. 506/2004), cu posibilitatea de a refuza la colectarea adresei și în fiecare mesaj
Cât timp: până la retragerea acordului; dovada acordului și a retragerii, 3 ani

3.3. Solicitări, cereri de demonstrație, formulare

Datele: nume, firmă, funcție, date de contact, conținutul solicitării, adresa IP și pagina de pe care ați trimis formularul (pentru protecția împotriva abuzurilor)
Scopul: să vă răspundem și să pregătim o ofertă
Temeiul legal: interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor și de a face oferte firmei pe care o reprezentați (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR); dacă dumneavoastră sunteți viitorul client (de exemplu, PFA), demersurile făcute la cererea dumneavoastră înainte de încheierea contractului (lit. b))
Cât timp: 12 luni de la ultimul contact sau 24 de luni, dacă am transmis o ofertă

3.4. Clienți, parteneri, furnizori

Datele: nume, funcție, date de contact, semnătură, corespondență
Scopul: încheierea și executarea contractelor, facturarea, recuperarea creanțelor
Temeiul legal: interesul legitim de a lucra cu firma pe care o reprezentați și obligațiile legale (art. 6 alin. (1) lit. f) și c) GDPR)
Cât timp: durata contractului și 3 ani după încetare; documentele contabile, potrivit Legii contabilității nr. 82/1991

3.5. Suport

Datele: nume, date de contact, conținutul tichetului, capturi de ecran, date tehnice
Scopul: rezolvarea solicitărilor și îmbunătățirea serviciilor
Temeiul legal: interesul nostru legitim de a acorda firmei client suportul contractat și de a îmbunătăți serviciile (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR); executarea contractului (lit. b)), numai dacă dumneavoastră sunteți clientul
Cât timp: durata contractului și 1 an după încetare. Nu înregistrăm apelurile telefonice

3.6. Livrarea kitului AstraGate

Datele: nume, adresa de livrare, telefon
Scopul: livrarea prin curier
Temeiul legal: interesul nostru legitim de a livra kitul firmei client (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR); executarea contractului (lit. b)), numai dacă dumneavoastră sunteți clientul
Cât timp: 12 luni de la livrare; documentele de livrare, ca documente contabile

3.7. Site-ul

Datele: adresa IP, date despre dispozitiv și navigare, în jurnalele tehnice ale serverului
Scopul: funcționarea și securitatea site-ului
Temeiul legal: interesul legitim pentru funcționarea și securitatea site-ului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Site-ul nu folosește cookie-uri de statistică sau de marketing; detalii în Politica de cookie-uri
Cât timp: jurnalele tehnice, cel mult 90 de zile

3.8. Recrutare

Datele: CV, date de contact, notițe din interviuri
Scopul: selecția candidaților
Temeiul legal: demersuri la cererea candidatului; consimțământul, pentru păstrarea în baza de date
Cât timp: 6 luni de la încheierea selecției sau 2 ani, cu acordul candidatului

4. De unde avem datele

Primim datele direct de la dumneavoastră sau de la firma pe care o reprezentați. Pentru prospectare, folosim și următoarele surse:

registre publice, de exemplu Registrul Comerțului;
site-ul firmei dumneavoastră și alte materiale publicate de firmă;
profiluri profesionale publice (de exemplu, LinkedIn);
anuare de firme, liste de expozanți și participanți la evenimente de profil;
furnizori de baze de date de firme, care ne garantează prin contract că au colectat datele legal;
recomandări de la contabili și alți parteneri, numai după ce ați fost de acord să fiți contactat;
colegi care ne-au indicat persoana de contact pentru un anumit subiect.

Când vă contactăm prima dată, vă spunem de unde avem datele.

5. Prospectarea telefonică, pe scurt

Sunăm la numerele de telefon ale firmei și, numai dacă sunt publicate în scop profesional, la numerele directe ale persoanelor de contact; apelurile sunt făcute de oameni, nu de sisteme automate, și nu le înregistrăm.
La primul apel vă spunem cine suntem, de ce vă sunăm, de unde avem datele, că vă puteți opune oricând și unde găsiți această politică.
Dacă spuneți că nu mai doriți să fiți contactat, nu vă mai contactăm pe niciun canal. Păstrăm în lista de opoziție numele, funcția, firma, datele de contact blocate și data opoziției, numai pentru a ne asigura că nu vă contactăm din nou, cât timp desfășurăm prospectare.
Sunăm în zilele lucrătoare, între orele 09:00 și 18:00, de cel mult 4 ori în 21 de zile, apoi facem o pauză de cel puțin 90 de zile.
Nu vă trimitem e-mailuri comerciale fără acordul dumneavoastră, cu excepția clienților noștri, pentru servicii similare (punctul 3.2).

6. Cui transmitem datele

Nu vindem datele. Le transmitem numai în măsura necesară:

furnizorilor noștri, care le prelucrează în numele nostru, pe bază de contract: găzduire și infrastructură IT, sistem de evidență a clienților (CRM), e-mail, telefonie, curierat, contabilitate, consultanță juridică;
partenerului care v-a recomandat: stadiul discuției și, dacă încheiem un contract, datele necesare calculării comisionului, fără alte detalii;
autorităților publice și instanțelor, când legea ne obligă;
unui eventual succesor, în cazul transferului afacerii, cu informarea dumneavoastră.

7. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. În aceste cazuri, transferul se face numai pe baza unei decizii a Comisiei Europene privind nivelul adecvat de protecție (inclusiv, pentru companiile certificate, cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor) sau a clauzelor contractuale standard adoptate de Comisie. La cerere, vă punem la dispoziție informații despre garanțiile aplicate.

8. Drepturile dumneavoastră

accesul la date (art. 15 GDPR) și rectificarea lor (art. 16);
ștergerea datelor (art. 17) și restricționarea prelucrării (art. 18);
portabilitatea datelor pe care ni le-ați furnizat, când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe contract (art. 20);
opoziția la prelucrarea bazată pe interesul legitim (art. 21). Opoziția la marketingul direct este absolută: oricând vă opuneți, încetăm prelucrarea în acest scop, gratuit și fără justificare;
retragerea consimțământului, oricând, fără a afecta prelucrarea făcută până atunci; pentru newsletter, cu un clic pe linkul de dezabonare din orice mesaj;
plângerea la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, București, anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro.

Pentru exercitarea drepturilor, scrieți-ne la gdpr@intergen.ro. Vă răspundem în cel mult o lună; termenul se poate prelungi cu două luni pentru cereri complexe, cu informarea dumneavoastră. Putem cere informații suplimentare pentru a vă verifica identitatea. Exercitarea drepturilor este gratuită.

9. Alte informații

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră.
Protejăm datele prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate: acces pe bază de cont individual și drepturi limitate, autentificare în doi pași, criptarea comunicațiilor, copii de siguranță, instruirea personalului.
Furnizarea datelor este voluntară. Datele necesare încheierii unui contract sau obligațiilor legale sunt obligatorii pentru acele scopuri; fără ele nu putem încheia sau executa contractul.
Putem actualiza această politică. Versiunea în vigoare și data ei sunt publicate pe această pagină; modificările importante vi le comunicăm și direct, dacă avem datele dumneavoastră de contact.