Ce este un ERP și când are nevoie firma ta de unul

ERP vine de la Enterprise Resource Planning, adică planificarea resurselor unei firme. În practică, un ERP este programul în care vânzările, stocurile, achizițiile, facturarea, producția, proiectele și oamenii lucrează pe aceleași date. În loc de cinci aplicații și câteva fișiere Excel, ai un singur sistem.

Ce face, concret, un ERP

Gândește-te la drumul unei comenzi. Clientul comandă, cineva verifică stocul, magazia pregătește marfa, contabilitatea emite factura, iar cineva urmărește încasarea. Fără un ERP, fiecare pas se întâmplă în alt loc și informația se copiază de mână. Cu un ERP, comanda este aceeași de la început până la încasare.

• comanda rezervă stocul în momentul în care este confirmată;
• livrarea scade marfa din depozit;
• factura se emite din livrare, fără reintroducere;
• încasarea se vede lângă client și lângă factură.

Ce module are un ERP

Un ERP este format din module care lucrează pe aceeași bază de date. Cele mai folosite în IMM-uri sunt:

• Vânzări și CRM: oferte, comenzi, clienți;
• Achiziții: comenzi către furnizori și recepții;
• Gestiunea stocurilor: intrări, ieșiri, transferuri între depozite;
• Facturare și e-Factura;
• Financiar: încasări, plăți, cash-flow;
• Producție: rețete, consumuri, costuri;
• Proiecte și pontaj;
• Rapoarte și tablouri de bord.

Nu ai nevoie de toate de la început. Pornești cu ce te doare cel mai tare și adaugi module pe măsură ce crești.

ERP sau program de facturare?

Un program de facturare emite facturi. Un ERP urmărește tot ce se întâmplă înainte și după factură: comanda, stocul, producția, livrarea, încasarea. Multe firme păstrează programul de contabilitate și folosesc ERP-ul pentru activitatea operațională.

Semne că firma ta a crescut peste Excel

• aceleași date se introduc în două sau trei locuri;
• stocul din program nu se potrivește cu cel din depozit;
• afli costul real al unei comenzi abia după ce ai livrat-o;
• rapoartele pentru conducere se fac manual, la final de lună;
• totul depinde de un singur om care „știe Excelul”.

Dacă recunoști două sau mai multe dintre ele, merită să discuți cu un furnizor de ERP.

Cât durează și cât costă

Pentru o firmă mică, o implementare simplă poate dura câteva zile; pentru o firmă cu producție sau mai multe depozite, câteva săptămâni. Costul are două părți: licențele (abonament lunar sau licență permanentă) și implementarea. Cere întotdeauna o ofertă cu ipotezele scrise: ce este inclus și ce nu.

Cum te poate ajuta Astra ERP

Astra este sistemul ERP dezvoltat de Intergen pentru IMM-urile din România: vânzări, stocuri, achiziții, facturare pentru RO e-Factura, producție, proiecte și rapoarte, pe aceleași date. Vezi modulele Astra, prețurile sau solicită o demonstrație pe procesele firmei tale.